Phone as a Service
Die Ausgangssituation kann folgendermaßen zusammengefasst werden:
Gewachsene Struktur mit einem Gerätebestand bestehend aus ca. 600 Geräten, davon noch viele iPhone 6 und 7 (in 2022)
Mehrere Standorte und keine vollständige Dokumentation über die Zugehörigkeit der Handys zu den Usern
Beschaffung, Vorbereitung, Ausgabe und Dokumentation erfolgt durch die interne IT
Keine vollständige Dokumentation über Rufnummern und Mobilfunktarife. Keine vollständige Zuordnung der Mobilfunkkosten nach Rufnummer/User/Kostenstelle. Hoher Aufwand mit Mobilfunktarifen und SIM-Karten
Beschreibung der Problemstellung unseres Beispielkunden
Die Ausgangssituation des Unternehmens war komplex: Die IT-Abteilung hatte einen hohen Aufwand zur Vorbereitung, Ausgabe und Verwaltung der Handys für die Mitarbeiter. Wegen der gewachsenen Struktur war es schwer, den Überblick über alle Geräte zu behalten und es gab keine ausreichende Transparenz. Außerdem fehlte ein Plan für die Nutzung der Handys, was es schwer machte, die Geräte bedarfsgerecht zu beschaffen und den Bestand an allen Standorten zu erfassen.
Gleichzeitig führten auch neben den Smartphones die täglichen Tätigkeiten im Zusammenhang mit SIM-Karten/Tarifen und Mobilfunkverträgen zu einem hohen Aufwand.
Das Unternehmen musste also eine Lösung finden, mit der sie ihren Handy-Bedarf transparent und effizient managen und gleichzeitig das SIM-Karten und Tarifmanagement lösen können.
Welche Serviceleistungen beinhaltet die Tarifverwaltung und Optimierung:
Die Verwaltung der Handys war zeitaufwendig für die IT-Abteilung: neue Geräte mussten vorbereitet und ausgegeben werden, Bestandsdaten mussten manuell erfasst werden und die Verwaltung des Bestandes an allen Standorten war schwierig. Gewachsene Struktur: Durch die gewachsene Struktur war nicht mehr transparent, welches Gerät welchem Mitarbeiter gehört. Auch ist es schwieriger geworden festzustellen, ob ein bestimmtes Gerät defekt ist oder nicht mehr verwendet wird. Dies hat zur Folge, dass teure Ersatzgeräte beschafft werden müssen. Erfassung des Gerätebestandes an allen Standorten: Die Handys sind überall im Unternehmen verteilt – vom Büro bis hin zum Produktionsstandort. Es ist schwierig, den Bestand an allen Standorten zu erfassen. Es fehlte an transparent – es war nicht ersichtlich, welches Gerät wo verwendet wird.
Der Plan für die Nutzung von Handys war nicht mehr aktuell und musste an die sich ändernden Anforderungen des Unternehmens angepasst werden. Diese Anforderungen beinhalten auch die Beschaffung der Handys unter Berücksichtigung der Tarife und Konditionen bei Vodafone und Telekom.
Das Tarifmanagement war ebenfalls sehr aufwändig und zeitintensiv, da täglich mehrere Vorgänge erforderlich waren. Zum Beispiel mussten die Rufnummernzuteilung bei Fluktuation gut organisiert sein.
Das Unternehmen hatte eine Reihe spezifischer Anforderungen, die es zu erfüllen galt. Vor allem musste die IT erheblich entlastet werden. Alle Geräte sollten mit einem Schutzglas und Cover ausgestattet werden, damit sie vor äußeren Einflüssen geschützt waren und ihre Funktion aufrechterhalten können. Zudem war es erforderlich, jedem Empfänger ein individuelles Anschreiben und ein Abnahmeformular zukommen zu lassen. Unabhängig davon, ob die Geräte an die IT oder direkt an die Nutzer ausgeliefert werden, musste sichergestellt sein, dass der Austausch bei Reparaturen innerhalb kürzester Zeit erfolgt.
Spezifische Anforderungen des Kunden
Eine weitere Anforderung war die Beschaffung der Devices unter Berücksichtigung der Tarife und Konditionen bei Vodafone und Telekom. Hier mussten vor allem auch die Termine und Fristen eingehalten und auf den Gerätebedarf abgestimmt werden.
Darüber hinaus forderte das Unternehmen ein Management-Tool, das die Verwaltung und Überwachung der SIM-Karten, Rufnummern und Kosten nach Kostenstelle und weiteren Kriterien unterstützte. Die Management-Plattform musste 100% Transparenz in Echtzeit liefern.
Selbstverständlich sollte die Management-Plattform auch eine Übersicht aller bestehenden und neuen Handys liefern.
Die monatlichen Rechnungen von Vodafone und Telekom sollten automatisiert in Reports nach Kostenstellen und anderen Kriterien für die Lieferung in das SAP des Kunden aufbereitet werden.
Um diese spezifischen Anforderungen zu erfüllen, setzte das Unternehmen auf Phone as a Service als eine Möglichkeit, all ihre Bedürfnisse bezüglich Lifecycle-Management der Geräte und Tarifmanagement reibungslos und effizient abzuwickeln.
Handys mit Lifecycle-Management, dazu Tarifmanagement mit Rechnungsverarbeitung – beides kombiniert mit einem persönlichen Servicemanager, das ist die Lösung von Teleservice.
Mit der Teleservice-Plattform für das Management von Mobilen Devices, Mobilfunkverträgen/Tarifen sowie der Verarbeitung von Mobilfunkrechnungen konnten wir die meisten Anforderungen erfüllen, vor allem die sofortige Entlastung der IT und die Schaffung einer 100%-igen Transparenz über Devices und Mobilfunkverträge. Mit der Plattform waren die von unserem Kunden geforderten Prozesse gut umsetzbar, da sie aus den vielen bestehenden Kundenanwendungen schon standardisiert waren. Zudem konnten wir durch die Kopplung unserer Plattform an die Microsoft Azure AD des Kunden, sicherstellen, dass die User-Daten immer aktuell sind. Der Pflegeaufwand wurde deutlich reduziert.
Der Prozess begann mit der Erfassung und Zuordnung der Geräte zu den Mitarbeitern und Rufnummern. Da sich die Lieferschwierigkeiten während der Coronazeit verschärft hatten, war es besonders wichtig, dass alle Handys „ready to use“ direkt an die Mitarbeiter verschickt werden. Um dies zu ermöglichen, mussten wir dafür sorgen, dass jedem Mitarbeiter ein individuelles Anschreiben beiligt. Darüber hinaus musste auch der Bestand aufgeräumt werden. Um alles genau im Blick zu behalten, stellten wir sicher, dass die Mitarbeiter einen persönlichen Servicemanager haben. Dadurch konnten alle Anfragen effizient bearbeitet und gelöst werden. Die Handys selbst mussten beschafft werden – unter Berücksichtigung der Tarife und Konditionen bei Vodafone und Telekom. Es war wichtig, alle Informationen transparent zu dokumentieren, damit jeder Schritt des Prozesses nachvollziehbar ist. Darüber hinaus haben wir ein Tarifmanagement implementiert, um regelmäßige Reports über Kosten und Datenverbrauch abzurufen, sowie monatliche Reports nach Kostenstelle zu liefern.
Die Umsetzung der Lösung von Teleservice lief nicht reibungslos. In der Coronazeit kam es zu Lieferschwierigkeiten bei den Handys, die dazu führten, dass einige Mitarbeiter länger auf ihre Geräte warten mussten. Der Aufwand bei Erfassung und Zuordnung der Geräte zu User und Rufnummer war höher als erwartet.
Außerdem musste der Bestand aufgeräumt werden, da viele bestehende Handys nicht zum User zugeordnet werden konnten. Die Beschaffung der Handys unter Berücksichtigung der Tarife und Konditionen bei Vodafone und Telekom lief reibungslos und führte zu einer deutlichen Senkung der Anschaffungskosten.
Teleservice bietet eine umfassende Service-Lösung für die Handykommunikation der Mitarbeiter des Kunden. Hierbei kümmert sich Teleservice rund um den gesamten Lebenszyklus der Mobilgeräte, vom Staging über den Versand bis hin zum Austausch bei Reparaturen. Ebenso wird das Tarifmanagement der SIM-Karten, Rufnummern und Kosten nach Kostenstelle übernommen. Des Weiteren verfügt Teleservice über einen persönlichen Servicemanager, welcher sich flexibel um alle Anliegen kümmert.
Die Teleservices Phone as a Service Lösung beinhaltet unter anderem folgende Funktionen: Staging des Handys inklusive Schutzglas und Cover, individuelles Anschreiben und Abnahmeformular für den Empfänger, Lieferung an die IT oder direkt an die User an verschiedenen Standorten sowie Austausch bei Reparaturen und 100% Transparenz in einem Management-Tool. Damit bietet Teleservice seinen Kunden eine innovative Lösung im Bereich Phone as a Service. Die Vorteile von Teleservice liegen auf der Hand: Der Kunde erhält ein fertig konfiguriertes Gerät, das sofort betriebsbereit ist. Durch das integrierte Tarifmanagement wird die Kontrolle über SIM-Karten, Rufnummern und Kosten nach Kostenstelle erleichtert. Ein weiterer Pluspunkt ist der persönliche Servicemanager von Teleservice, welcher jederzeit zur Verfügung steht und individuell alle Anliegen bearbeitet. Mit dieser innovativen Lösung im Bereich Phone as a Service steigert Teleservice die Effizienz und Zufriedenheit der Mitarbeiter unserer Kunden.
Unsere Zusammenarbeit mit dem Kunden ist ein Beispiel für das, was möglich ist, wenn Technologie und Prozesse sinnvoll miteinander verbunden werden. Unser Ziel ist es, unseren Kunden die bestmögliche mobile Lösung zu bieten. Dies erreichen wir durch eine enge und vertrauensvolle Partnerschaft. Gemeinsam haben wir einen effizienten Prozess entwickelt, der es unserem Kunden ermöglicht, ihren Mitarbeitern schnell und kostengünstig Mobiltelefone zur Verfügung zu stellen. Wir liefern die Handys direkt an IT oder direkt an den Benutzer, je nach Wunsch, und versenden sie sofort. Darüber hinaus haben wir auch unsere internen Ticketsysteme mit dem Backend unseres Kunden gekoppelt, sodass alle Anfragen direkt bearbeitet werden können. Jeder Kunde erhält einen persönlichen Servicemanager als Ansprechpartner für alle Fragen rund um die gemeinsame Mobilitätsstrategie.
Wir bieten auch das komplette Lifecycle-Management, einschließlich Datenlöschung und Entsorgung von Altgeräten, die Aktivierung und Versand der SIM-Karten sowie monatliches Reporting der Kosten nach Kostenstelle. All diese Informationen werden in übersichtlicher Form aufbereitet und direkt in das SAP unserem Kunden geliefert. Dank unserer innovativen Lösung profitiert das Unternehmen von reduzierten Kosten, schnellerer Bearbeitungszeit und vor allem einer optimal auf ihre Bedürfnisse abgestimmten mobilen Lösung.
Vorteile von Phone as a Service:
Phone as a Service bietet unserem Kunden eine Reihe von Vorteilen gegenüber dem traditionellen Kauf oder Leasing von Mobiltelefonen. Zum Beispiel:
Dank Phone as a Service sparen Unternehmen Zeit und Geld: Sie müssen keine Ressourcen mehr für die manuelle Verwaltung ihrer Mobilgeräte investieren und erhalten ein detailliertes Bild ihres gesamten Bestandes an Handys an allen Standorten. Für das Unternehmen bedeutet dies mehr Effizienz und Kosteneinsparungen durch Automatisierung der Geräteverwaltung.
Unser Kunde ist nur ein Beispiel für Unternehmen, die von unserer Phone as a Service Lösung profitiert haben. Wenn Sie nach einer einfachen Möglichkeit suchen, Ihre Mobilfunkkosten zu senken und die Effizienz Ihrer Mobilfunkflotte zu steigern, empfehlen wir Ihnen unser PaaS-Programm. Unser Team steht Ihnen jederzeit gerne mit Rat und Tat zur Seite.
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